V Aqua Baby Clubu využíváme rezervační systém. Ne proto, abychom rodičům přidali další heslo, další přihlašování a další věc, kterou musí hlídat. Právě naopak.
Chceme, aby v tom měli jasno rodiče, instruktorky i my, kdo se staráme o celý chod klubu.
V systému vidíte všechny kurzy, do kterých je ještě možné se přihlásit. Můžete si je prohlédnout podle místa, dne nebo třeba podle instruktorky, kterou už znáte a máte rádi. U každého kurzu najdete, pro koho je určený, co je jeho náplní, kdy začíná a končí a také kdy se z důvodu svátků, prázdnin nebo jiných výluk neplave.
Jakmile se kurz naplní, z nabídky zmizí.
Nezmizel proto, že bychom ho zrušili. Jen už v něm není místo pro nového zájemce. Jeho podrobnosti od té chvíle vidí ti, kteří se stihli zapsat, ve své záložce „Moje kurzy“.
Jak se do kurzu dostanete?
Vyberete si kurz, odsouhlasíte podmínky a kliknete na „Zapsat jako zájemce“.
Přihláška dorazí k nám a čeká na schválení administrátorem. Jakmile ji potvrdíme, systém automaticky odešle e-mail s platebními instrukcemi, provozním řádem a přihláškou. Odesláním přihlášky je přihláška považována za podepsanou.
A tím je vaše místo v kurzu vyřešené.
A potom přijdou náhrady
Dítě onemocní. Chystáte se na dovolenou. Čeká vás očkování. Nebo na vás prostě něco leze.
V takovém případě není potřeba nám psát. Otevřete si v „Moje kurzy“ termíny svého kurzu a u konkrétní lekce se omluvíte.
Tím uděláte dvě věci najednou.
Za prvé systém zaznamená, že vaše dítě na lekci nepřijde, a pokud je omluva včasná, připíše vám náhradu.
A za druhé se ve skupině uvolní místo.
To je důležité. Protože místo, které by jinak zůstalo prázdné, může využít někdo jiný jako svou náhradu.
Aby to bylo možné, je potřeba omluvit lekci nejpozději do 20.00 předchozího dne. Za včasnou omluvu systém automaticky přidělí lekci do vašeho fondu náhrad.
Není ale potřeba sedět ve 20.00 u počítače a čekat, jestli se někde něco uvolní.
Pokud je skupina, do které se chcete přihlásit na náhradu, plná, můžete se zapsat na čekací listinu. Systém vás upozorní, že je aktuálně obsazeno, ale zařadí vás do pořadníku. Jakmile se někdo omluví, automaticky vám přijde e-mail, že se pro vás místo uvolnilo.
Na čekací listinu se můžete zapsat i na více termínů.
Nejčastěji se místa uvolňují právě večer před osmou, kdy se uzavírá možnost včasné omluvy.
A co když se něco stane až ráno?
Dítě onemocní v noci.
Ráno nenastartuje auto.
Nebo se třeba zaseknete ve výtahu.
I to se prostě stává.
Prosíme jen o jediné: omluvte lekci dodatečně i tak.
Systém potom ukáže uvolněné místo a třeba se ještě najde někdo, komu se bude hodit.
Za pozdní omluvu už systém automatickou náhradu nepřidělí. Přesto se snažíme umožnit náhradu i za některé pozdě omluvené lekce. To už ale není automatické pravidlo systému, ale možnost, kterou nastavujeme podle konkrétní situace a kapacity.
Kde hledat náhradu?
Pokud si chcete najít termín pro náhradu, otevřete záložku „Rozvrh“.
Máte-li v kurzu více než jedno dítě, nejprve vyberete, pro koho náhradu hledáte. Potom doporučujeme vyfiltrovat bazén, ve kterém chcete nahrazovat.
Mezi bazény samozřejmě kombinovat můžete. Jen je dobré vědět, že systém pak už sám hlídá, do jaké věkové kategorie váš malý plavec patří.
V Aqua Baby Clubu rozlišujeme kategorie kojenci, batolata, předškoláci a plavci. Jejich nastavení je záměrně trochu širší, aby byla šance najít náhradní termín co největší.
Zároveň ale systém nedovolí, aby miminko skončilo ve skupině předškoláků nebo předškolák mezi kojenci.
Vy tedy hledáte volné místo a systém hlídá, aby odpovídalo vašemu dítěti.
Náhrady mají svá pravidla
Náhrady je potřeba vyčerpat v rámci aktuálního semestru.
Výjimku tvoří klienti, kteří bezprostředně pokračují v navazujícím kurzu. Pokud tedy víte, že vaše dítě bude pokračovat i v dalším semestru, nemusíte se bát, že byste na konci kurzu o nevyčerpané náhrady přišli. Systém je automaticky převede do bezprostředně navazujícího semestru.
A bez omezení počtu.
Je to pravidlo nastavené předem. Stejně jako ostatní pravidla systému má být především předvídatelné a stejné pro všechny.
Protože právě v tom vidíme jednu z velkých výhod rezervačního systému.
Nemusíme o každé omluvě, náhradě nebo uvolněném místě rozhodovat pokaždé znovu.
Když někdo lekci neomluví vůbec, místo ve skupině neuvolní. Taková lekce se potom počítá jako vyčerpaná.
Není to proto, že bychom chtěli být přísní. Je to proto, že místo ve skupině patří také ostatním. Pokud ho nikdo nemůže využít, protože o jeho uvolnění neví, je to škoda pro někoho, kdo by na plavání rád přišel.
A ještě jedna věc, která je pro nás důležitá
Registrací do našeho systému se nemusíte bát, že vám začne chodit hromada reklamních e-mailů.
Nikdy neposíláme reklamu.
Neposíláme ani výzvy typu „zapište se na další semestr“.
Když otevřeme zápis do nového semestru, dozvíte se to na našich sociálních sítích a na informačním webu aquababyclub.cz.
E-maily, které systém našim klientům posílá, jsou organizační.
Například když dojde ke změně instruktorky. Nebo když se blíží prázdniny, svátek či jiná výluka a určitý den se neplave.
A proč vám to připomínáme?
Protože víme, jak snadno člověk přijde k bazénu automaticky.
Každý týden stejný den, stejný čas, stejná cesta. A pak jsou najednou prázdniny a člověk si to jednoduše neuvědomí.
Takže raději připomeneme.
Ať nejedete k bazénu zbytečně. 🙂
Systém také včas informuje o plánovaném podvodním fotografování, aby rodiče věděli, kdy se jejich děti mohou těšit na jednu z našich oblíbených vzpomínek.
A nakonec platby
V rezervačním systému můžete dohledat také své platby a případné pohledávky.
Platby zadáváme do systému ručně, takže někdy může trvat několik dní, než se v něm objeví.
Jakmile platbu do systému zadáme, automaticky vám přijde potvrzovací e-mail.
Ten se může hodit třeba při čerpání příspěvku zdravotní pojišťovny.
Možná to všechno zní jako spousta pravidel.
Ve skutečnosti nám ale rezervační systém pomáhá právě v tom, aby těch pravidel bylo potřeba co nejméně vysvětlovat a aby byla dopředu jasná.
Aby rodič věděl, kde najde svůj kurz.
Kde se omluví.
Kde najde náhrady.
Co se stane, když se omluví včas a co když až na poslední chvíli.
Aby věděl, proč někde vidí „plno“, ale přesto se může přihlásit na čekací listinu.
A hlavně aby nemusel kvůli každé změně psát e-mail a čekat, až mu někdo odpoví.
Rezervační systém za nás neplave.
To pořád děláme my a naše instruktorky. 🙂
Ale pomáhá nám držet pohromadě všechno okolo.
A díky tomu se můžeme soustředit na to podstatné.
Na děti. Na jejich rodiče. A na radost z vody.
- Pro vkládání komentářů se musíte přihlásit